Membatasi Data dengan Validation (bag.1)

Validation adalah fasilitas yang dimiliki Excel untuk menentukan validasi atau menentukan batasan data yang diperkenankan dalam suatu sel. Fasilitas ini digunakan terutama untuk meminimalisir kesalahan entri data pada suatu tabel data yang memiliki Record tetap atau berdasarkan kriteria tertentu.
Cara menggunakan fasilitas ini sangat mudah. Tentukan range yang akan kita atur batasan datanya, lalu klik menu Data dan pada ribbon-bar klik Data Validation untuk menampilkan kotak dialog Data Validation seperti berikut ini.
clip_image002
Ada tiga buah tab pada kotak dialog tersebut.
Settings - Adalah pengaturan utama untuk validasi data kita. Excel menyediakan beberapa kriteria validasi, yaitu:
  • Any Value: kondisi default Excel dimana setiap sel bebas diisi dengan data apapun.
  • Whole Number: validasi data berdasarkan nilai numerik tertentu.
  • Decimal: validasi data berdasarkan nilai desimal tertentu.
  • List: validasi data berdasarkan list atau daftar yang telah ditentukan sebelumnya.
  • Date: validasi data berdasarkan tanggal tertentu.
  • Time: validasi data berdasarkan waktu tertentu.
  • Text Length: validasi data berdasarkan panjang kata atau banyaknya karakter huruf.
  • Custom: validasi data berdasarkan rumus tertentu.
Input Message - Digunakan untuk menampilkan informasi singkat atau panduan pengisian data sesuai dengan kriteria validasi yang kita inginkan.
Error Alert - Digunakan untuk menampilkan pesan kesalahan saat terjadinya kesalahan dalam proses pengisian data.
Sebagai contoh, akan digunakan tabel data berikut ini.
image
Perhatikan field NIP, pada field tersebut kesalahan entri data yang mungkin terjadi adalah jumlah angka nol (0) yang tidak tepat, misalkan saja 10001 namun tertulis 1001. Untuk meminimalisir kesalahan maka field NIP tersebut akan kita atur validasinya, yaitu hanya boleh diisi dengan bilangan 10001 s/d 10020.
Caranya sebagai berikut:
Pilih / blok range data yang akan diberi validasi, yaitu A4:A23.
Klik menu Data lalu pada ribbon-bar klik Data Validation untuk menampilkan kotak dialog Data Validation.
Pada tab Settings, bagian Validation criteria, lakukan pengaturan sebagai berikut :
  • Allow: Whole number
  • Data: Between
  • Minimum: 10001
  • Maximum: 10020
clip_image004
Pada tab Input Message, isikan petunjuk pengisian untuk field tersebut (bebas), contohnya seperti berikut ini.
clip_image006
Pada tab Error Alert, isikan dengan pesan kesalahan yang akan ditampilkan jika terjadi kesalahan saat entri data. Contohnya seperti berikut ini.
clip_image008
Akhiri proses validasi ini dengan menekan tombol Ok.
Sampai tahap ini pengaturan validasi untuk field NIP tersebut telah selesai.
Jika kita klik mouse didalam field NIP, maka secara otomatis Excel akan menampilkan informasi tentang petunjuk pengisian data di field tersebut secara otomatis.
clip_image010
Dan jika terjadi kesalahan saat entri data, maka secara otomatis Excel akan menampilkan pesan kesalahan seperti berikut ini.
clip_image012
Walaupun field NIP telah kita atur validasinya, namun kesalahan tetap saja bisa terjadi, karena seperti telah disebutkan diatas, bahwa Validation hanyalah berfungsi untuk meminimalisir terjadinya kesalahan saja.
Untuk menghilangkan validasi ini, tampilkan kembali kotak dialog Data Validation lalu klik tombol Clear All.
clip_image014

mugi.or.id/blogs/arhiez/archive/2008/12/08/manajemen-data-pada-excel-2007-membatasi-data-dengan-validation-bag-1.aspx