Membatasi Data dengan Validation (bag.2)

Dari tulisan sebelumnya kita telah mengenal contoh validasi untuk nilai numerik tertentu dalam suatu range. Dalam tulisan ini, kita akan melihat contoh lainnya untuk penggunaan Validation yang umum digunakan, yaitu validasi data pada suatu range dimana datanya selalu tetap atau konstan. Seting validasi yang digunakan untuk data yang konstan adalah menggunakan List atau daftar yang harus kita tentukan dulu sebelumnya.
Perhatikan tabel data berikut ini.
clip_image002
Field Bagian ini datanya bisa dikatakan tetap, yaitu hanya berisikan Finance, Logistik atau Marketing. Untuk mengatur validasi di field ini, kita harus membuat dulu List atau daftar dari data tersebut, misalnya kita buat tabel Unit Kerja seperti berikut ini.
clip_image004
Setelah list dibuat, berikutnya akan kita atur validasinya.
Pilih atau blok range data yang akan diatur validasinya, dalam contoh ini range datanya adalah sel D4:D23.
Pilih menu Data lalu pada ribbon-bar pilih Data Validation.
Pada tab Settings, bagian Validation criteria:
  • Allow: List
  • Source: Diisi dengan range tabel Unit Kerja yang telah dibuat sebelumnya, yaitu G5:G7. Pengisian range pada source ini bisa dilakukan secara manual atau dengan menggunakan tombol browse.
clip_image006
Akhiri dengan menekan tombol Ok.
Perhatikan hasil akhir yang kita dapatkan. Setelah dilakukan validasi akan muncul tombol panah kecil dalam setiap sel di field Bagian. Sekarang untuk mengisi sel-sel tersebut, cukup klik pada tombol panah kecil tersebut lalu pilih data yang kita inginkan.
clip_image008
Disini dapat kita lihat bahwa dengan menggunakan validasi data dengan kriteria List, maka kita dapat meminimalisir terjadinya kesalahan pengetikan data sekaligus mempercepat proses entri data karena kita tinggal memilih dari daftar yang sudah kita buat.
Untuk menghilangkan validasi ini, tampilkan kembali kotak dialog Data Validation lalu klik tombol Clear All.
clip_image010
Demikian contoh dasar dari penggunaan Data Validation dalam Excel 2007.
Mudah-mudahan ada gunanya.


mugi.or.id/blogs/arhiez/archive/2008/12/08/manajemen-data-pada-excel-2007-membatasi-data-dengan-validation-bag-2.aspx